Zusammenarbeit in Europa

Projektpartnerschaften

Hier eine kleine Hilfestellung für die europäische Zusammenarbeit in Projekten, ob sie nun EU-gefördert sind oder nicht:
Von der ersten Idee eines europäischen Vorhabens bis zur Abrechnung der Projektmittel - die Arbeit an einem Projekt sollte so oft und so lang wie möglich GEMEINSAM erfolgen.

Also:

VORBEREITUNG, PLANUNG

1.) IDEEN-Entwurf aufsetzen und auf einem Blatt PROJEKTSKIZZE so beschreiben, dass potenzielle Partnerorganisationen sofort verstehen, WAS an Hauptaktivitäten unternommen werden soll, WIE die Zusammenarbeit (z.B. an Meilensteinen erkennbar) erfolgen kann und WARUM das Projekt durchgeführt werden soll, also auf welches Problem das Projekt reagiert und welches Ergebnis (ggf. auch Produkt) erwartet wird, der ZEITrahmen für das Projekt (Einreichungsfrist bei Förderungen, Starttermin und geplante Laufzeit) sowie die PartnerschaftsBEDINGUNGEN, also ob und wieviel Förderanteil an die Partner weitergegeben wird bzw. ob und wieviel an Eigenmitteln zur Finanzierung des Projekts erwartet wird.

2.) PARTNERSUCHE
Vielleicht haben Sie schon Ihre PartnerInnen für ein europäisches Projekt, vielleicht suchen Sie noch danach - Partner"BÖRSEN", Kontaktseminare und Online-Datenbanken werden von einigen EU-Programmen angeboten, Partnerorganisationen lassen sich auch über thematische oder geografische NETZWERKE finden. Manchmal sollten die PartnerInnen ÄHNLICH der eigenen Organisation sein, manchmal jedoch ERGÄNZEND zum Wissensportfolio der eigenen Organisation gesucht werden. Wenn das Projektvorhaben für eine EU-Förderung eingereicht werden soll, lohnt es sich, die Antragsunterlagen genau auf die Bedingungen der Partnerschaften zu prüfen, wer beantragen darf, wer Partner sein darf, welche Länder zugelassen sind, welche Organisationsformen förderberechtigt sind, etc.

3.) PROJEKTPLAN ausformulieren, sobald potenzielle Partnerorganisationen feststehen und dabei auch die unterschiedlichen Rollen und etwas detaillierter die Aufgaben festlegen, die übernommen werden müssen, die Zuteilung der Rollen und Aufgaben erfolgt am besten gemeinsam, zB in einem virtuellen Treffen über Skype oder Telefon. Meist übernimmt die ideengebende Organisation auch die Projektleitung, das muss aber nicht unbedingt so sein. Im Projektplan sollten Ziel, Ausgangslage für das Projekt, Hauptaktivitäten, Rollen der PartnerInnen und erwartete Ergebnisse klar definiert sein.

4.) Jetzt kommt der ARBEITSPLAN an die Reihe, der auf die Arbeitsmethoden eingeht, allfällig geplante Treffen der PartnerInnen zeitlich gliedert und übersichtlich darlegt, wann welche Aufgaben durch welche AkteurInnen übernommen werden sollen und bis wann welche Ergebnisse oder Produkte zu erbringen sind, wie ein guter Fahrplan, der die Projektarbeit in einzelne Schritte zerlegt.

5.) Nun ist die Zeit reif für das Ausfüllen des ANTRAGSFORMULARs, sofern das Projektvorhaben bei Fördergebern wie etwa der Europäischen Kommission in einem Programm eingereicht wird. Zu jedem Programm gibt es online Einreich-Unterlagen, manchmal sehr umfangreich, manchmal sehr kurz oder offen gehalten, aber immer sollten diese Antragsunterlagen genauest studiert und befolgt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und die Erfolgschancen zu erhöhen.

6.) Die Einreichung oder ABGABE des Antrags erfolgt nach den Vorgaben der Förder- oder Auftraggeber, für online-Einreichungen sollte unbedingt beim ersten Mal das Eingeben geübt werden, damit Überraschungen nicht zu Verzögerungen führen. Die Zeit wird meist knapp, wenn eine Einreichfrist vorgegeben ist, daher bitte nie bis zum letzten Tag mit dem Ausfüllen warten! Und die PartnerInnen natürlich mit einer Kopie des Antrags (oder einer Zusammenfassung) über die erfolgte Einreichung verständigen, damit alle über das Projekt hinreichend Bescheid wissen und sich eine gute Partnerschaft bilden kann.

7.) Bei erfolgreicher FÖRDERZUSAGE rasch ein (virtuelles) Partnertreffen einberufen und allfällige Änderungen bekanntgeben sowie Untervereinbarungen schließen, denn die Projektzeit ist knapp und jeder Tag sollte genutzt werden. Sollte eine ABSAGE kommen, die PartnerInnen verständigen, ev. einen "Plan B" ausarbeiten (z.B. den europäischen Teil weitgehend weglassen und ein gutes nationales Projekt daraus machen) oder den Antrag für eine neue Einreichrunde adaptieren...

 

PROJEKTDURCHFÜHRUNG

So unterschiedlich Vorhaben auch sein können, die folgenden Leitlinien können bei der Durchführung eines europäischen Projekts helfen:

1.) Der VERTRAG mit Förder- oder Auftraggebern ist die Grundlage der Projektarbeit und legt die Bedingungen dar, dies sollte allen PartnerInnen bekannt gemacht werden (zumindest in einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte). An den beschriebenen Aktivitäten und Meilensteine sollte nach Möglichkeit festgehalten werden und sie sollten auch immer wieder gemeinsam visualisiert werden, sodass keine Partnerorganisation versehentlich eine Aufgabe vergisst oder plötzlich einer neuen Zielsetzung folgt.

2.) PARTNERTREFFEN gehören zu den wichtigsten Meilensteinen des Projekts, müssen detailliert geplant und dokumentiert werden, dazu gibt es oft auch eigene Anleitungen im Programmdokument dazu. Wer Aufgaben wie Moderation oder Protokollierung der Treffen von Anfang an mit den PartnerInnen teilt, erhält automatisch mehr Identifikation mit dem Projektergebnis und spart außerdem Energie. Wichtig sind nicht Prozess-Protokolle ("und dann sagte xy..."), sondern entscheidungsorientierte Protokolle, die den PartnerInnen zuhause helfen, die Aktivitäten effektiv weiterzuführen. Nutzen Sie auch die interkulturellen Potenziale der Partnerschaft, lernen Sie die Länder der PartnerInnen besser kennen und tauschen Sie nicht nur arbeitsbezogen, sondern auch zwischenmenschliche Beziehungen aus, seien Sie gute GastgeberInnen, gestalten Sie Ihre Treffen in einer freundschaftlichen, aber arbeitssamen Atmosphäre, denn Projekttreffen-Zeit ist knapp und kostbar.

3.) Durch MONITORING überprüfen Sie, ob der Fortschritt Ihres Projekts dem Plan entspricht, zeitlich und hinsichtlich der Qualität.

4.) Am besten führen Sie im Zuge dieser regelmäßigen Überprüfungen gleich auch die DOKUMENTATION durch, was wann durchgeführt und erledigt wurde, denn Sie benötigen dies ohnehin auch für Zwischen- und Abschlussbericht/e. Vergessen Sie nicht, laufend alle PartnerInnen über den Fortschritt des Projekts zu informieren und holen Sie für Ihre Dokumentation auch Fotos, Protokolle und alle benötigten Daten regelmäßig ein.

5.) Zum Ende des Projekts hin geht es an die EVALUIERUNG der Aktivitäten und ihrer Ergebnisse, halten Sie fest, was unternommen wurde, ob es Abweichungen vom Plan gab und wie auftauchende Probleme gelöst wurden. Nehmen Sie als Grundlage dafür die Meilensteine, die im Plan formuliert wurden, dann vergessen Sie nichts und Berichte bleiben überschaubar.

6.) Abschließend werden die Ergebnisse des Projekts in komprimierter Form zu einem BERICHT zusammengefasst, alle gesammelten Daten aufbereitet und ein Conclusio gezogen - was hat das Projekt gebracht, für die Zielgruppe, für Ihre Organisationen, für die Förder- oder Auftraggeber? Oft werden dafür Vorlagen zur Verfügung gestellt, wenn dies nicht der Fall ist, gehen Sie einfach zeitlich chronologisch vor und halten Sie Ergebnisse und entstandene Produkte extra fest. Je länger das Projekt gedauer that, desto länger darf der Abschlussbericht sein - schreiben Sie den Entwurf auch aus den Augen der Fördergeber (was wurde erreicht...), aus der Perspektive von JournalistInnen (auf den Punkt gebracht...) und mit dem imaginierten Interesse einer fremden Person, die noch nie etwas von Ihrem Projekt gehört hat, dann wird der Bericht sicherlich nicht nur aussagekräftig, sondern kann als neue Ausgangsbasis für potenzielle Folgeprojekte genutzt werden. Holen Sie alle erforderlichen Informationen von Ihren PartnerInnen ein und senden Sie Ihnen abschließend eine Kurzfassung des Berichts zur eigenen Verwendung, auch das kann sehr hilfreich sein für ev. Folgeprojekte.

7.) Mit dem Bericht muss auch die ABRECHNUNG der Projektmittel abgegeben werden, dazu gibt es detaillierte Vorgaben in den Antragsunterlagen oder im Vertrag, ob z.B. Originalrechnungen, Kopien oder gar keine Einzelbelege abzugeben sind und in welcher Form die Beleglistung zu erfolgen hat. Halten Sie sich genau an die Vorgaben, um kein Fördergeld zu verlieren und machen Sie immer auch Kopien von allen Belegen. Besprechen Sie nach Möglichkeit die Abrechnung auch mit Ihrer Steuerberatung, damit auch für die Buchhaltung Ihrer Organisation alles seine Ordnung hat.

Und nun wünschen wir Ihnen einfach viel Freude am Arbeiten in europäischen Projektpartnerschaften! Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen, wenn Sie sich mit jemandem darüber austauschen möchten: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!